Modul 1_Purchasing
(sumber: http://manja-uperp20141.blogspot.co.id/)
MANAGEMEN PEMBELIAN / PURCHASING MANAGEMENT
Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif. Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.
Definisi Managemen Pembelian Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi prosuksi dalam kegiatan prosuksinya. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan). Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian pembelian.
PURCHASING / PEMBELIAN adalah bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan material untuk keperluan produksi .
bagian PURCHASING bisa dibagi menjadi.
- Purchasing untuk transaksi pembelian material LOKAL
- Purchasing untuk transaksi pembelian barang material IMPORT .
Purchasing untuk mengatasi pembelian TER SCHEDULE
PURCHASING UNTUK PEMBELIAN MATERIAL LOKAL ( DALAM NEGRI ) :
ALUR KERJANYA : Material / Part yang akan dibeli---> Tentukan Suplyer tempat memberi Material yang sudah dipercaya ----> keluarkan p/o ( pertimbangkan lead time , kapan mau pakai ) ----> Minta konfirmasi ke suplyer (sudahkah terima p/o, kapan bisa kirim ) ----> Syarat pembayaran ( apakah Cash, Bayar setelah barangditerima , atau Harus bayar di muka sebelum barang kirim .
- PURCHASING UNTUK PEMBELIAN IMPORT ( LUAR NEGRI ):
ALUR KERJANYA : Hampir sama untuk pembelian lokal , Hanya PADA SAAT mendatangkan barang perlu kerjasama denganbagian Exim untuk pengurusan document IMPORT ke Bea Cukai.yang perlu disiapkan data oleh purchasing ke bagian Exim :a. Minta copy Bukti pengiriman berupa invoice , packing list , B/L ( bila dikirim dengan kapal ) atau AWBbila dikirim dengan Udara.Tentukan B/L ( Bill of Loading ) Tersebut sudah Surrender atau B/L harus Original .B/L Surrender artinya : Pengurusan document masuk , hanya memerlukan Invoice , Packing list , lembarcopy dari B/L yang bisa diperoleh dari pihak pengirim melalui faximile atau Email saja.B/L Original artinya : Dalam pengurusan document masuk , Invoice , Packing list , maupun B/L harusOriginal . Ini harus menunggu Original document yang dikirim oleh pengirim barang.
- PENGATURAN BARANG TERSCHEDULE Yaitu mengatur pembelian barang yang memerlukan tempat yang banyak sedangkan luas gudangterbatas, sehingga, system pengaturan barang disesuaikan dengan rencana produksi atau rencana pakai.Cara :a. P/O pembelian qtty bisa total sekalibus , tetapi kedatangan dibuat tersechedule ( Harian atauMingguan , tergantung kebutuhan ).b. Usahakan selalu memonitor qtty barang jadi di supliyer tempat kita membeli barang, jangan sampaisaat kita membutuhkan barang ternyata barang belum diproduksi atau banyak barang rusak sehinggatidak bisa kirim.c. Buat kesepakatan dengan pihak Suplyer tempat membeli barang untuk menyetujui pengirimanbertahap tetapi tidak menggangu saat barang tersebut dibutuhkan.
Tugas / Job Desk Purchasing Officer
- Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material dll )
- Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )
- Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan
- Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan
- Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / cotrol stock dll.