Modul 2_Sales

Proses bisnis pada Sales merupakan proses bisnis yang menerangkan jalanya bisnis dari permintaan sampai proses pembayaran Order--to-Cash Process. Proses menjual dan mendistribusikan barang atau jasa dimulai dengan interaksi awal antara pelanggan dan penjual. Hal ini berakhir setelah produk yang dibeli telah dikirim/disampaikan

Proses Pertama yaitu membuat Quotation (sebuah kutipan) yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan, harga, dan informasi pendukung. Kemudian membuat Sales order dengan atau tanpa referensi dari dokumen sebelumnya. Sales Order ini dilakukan setelah penjualan telah dikonfirmasi oleh pelanggan, maka pesanan penjualan disusun untuk membantu dalam pengolahan pesanan. Dengan selesainya order penjualan, modul lainnya dapat memanfaatkan data nya untuk menyelesaikan proses penjualan.

Membuat document pengiriman dimana barang secara fisik telah diterima. Mengubah dokumen pengiriman sehingga mencerminkan pengambilan (picking). Lalu, proses selanjutnya mengubah dokumen pengiriman hingga mencerminkan Hasil Goods Issue. Sebelum, barang secara fisik dikirim maka diperlukan memo Kredit atau debit dengan atau tanpa referensi dokumen sebelumnya. Setelah itu, membuat Dokumen pembayaran lalu mencetak faktur atau tagihan biaya (invoice).

Berikut ini adalah beberapa proses bisnis yang ada pada Modul SD (Sales and Distribution) SAP sebagai berikut :

Inquiry

Inquiry yaitu pelanggan meminta informasi rinci tentang barang-barang tertentu, dalam harga yang sudah ditentukan. Kita menggunakan proses bisnis ini dalam rangka untuk menanggapi permintaan yang dibuat oleh calon pelanggan untuk informasi tentang barang-barang tertentu, dan khususnya, pada harga. Calon pelanggan menghubungi vendor dan meminta informasi yang detail tentang produk. Kita dapat membuat inquiry pada SAP CRM.

Berikut ini merupakan alur proses inquiry yang terjadi pada CRM SAP :

Membuat Inquiry Calon pelanggan membuat sebuah inquiry mengenai satu atau beberapa produk dari perusahaan. Perusahaan membuatkan Inquiry.

Membuat Aktivitas Perusahaan membuat suatu kegiatan dalam rangka untuk mengambil kontak pribadi dengan mitra bisnis dikemudian hari, jika perlu.

Memonitor Status Inquiry Perusahaan memeriksa secara teratur apakah status inquiry telah berubah, misalnya, apakah mitra bisnis tertarik pada quotation.

Quotation

Quotation (sebuah kutipan) yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan, harga, dan informasi pendukung. Sebuah quotation memiliki masa berlaku. Dalam masa berlaku, pelanggan memiliki pilihan untuk menempatkan pesanan dalam kondisi yang disepakati dengan mengacu pada quotation,atau membatalkan kontrak. Perusahaan menggunakan proses bisnis ini dalam rangka untuk memberikan konfirmasi pada mitra bisnis bahwa perusahaan akan memberikan produk dalam jumlah tertentu pada waktu tertentu,dan untuk harga tertentu. Dalam pemrosesan quotation, berbagai fungsi penjualan tersedia untuk karyawan penjualan, serta fungsi khusus untuk quotation.

Berikut ini merupakan proses bisnis yang menggabungkan antara inquiry dan quotation:

Proses ini dimulai ketika perusahaan menerima sebuah inquiry dari calon pelanggan. Pelanggan menulis atau mendokumentasikan kebutuhannya secara lebih rinci. Perusahaan dapat mengelola semua dokumen bersamaan.

Perusahaan dapat memperkirakan biaya produk sebelum pembuatan quotation dengan pertimbangan kompleksitas produk dan persyaratan khusus dari pelanggan. Oleh karena itu, Perusahaan membuat sebuah proyek inquiry (penyelidikan), sehingga perusahaan dapat menetapkan biaya akun untukpemrosesan inquiry.

Perusahaan melakukan perencanaan awal untuk tanggal dan biaya pada proyek.

Berdasarkan biaya yang direncanakan, perusahaan menentukan harga penjualan dan mentransfernya ke quotation. Setelah itu, perusahaan mencetak quotation dan mengirimkannya ke pelanggan.

Sales Order

Sales Order adalah kontrak perjanjian antara sales organization (perusahaan) dengan pelanggan mengenai penjualan barang atau jasa beserta harga, jumlah dan waktu pengiriman.

Selain Sales Order yang bersifat standar (umum), terdapat dua jenis Special Sales Order, yaitu:

Cash Order

Cash Sales adalah jenis order dimana pelanggan melakukan order, mengambil dan menerima barang serta membayarnya secara langsung (cash) dalam waktu yang berdekatan. Invoice dari Cash Sales dapat dicetak secara langsung.

Rush Order

Rush Order adalah jenis order dimana pelanggan melakukan order dan pengiriman terhadap pelanggan tersebut akan dilakukan pada hari yang sama. Penagihan dan pembayaran dapat dilakukan setelahnya.

Standart Order

Merupakan sebuah objek bisnis dari sistem Manajemen Account (FS-AM) yang menggambarkan pembayaran pesanan berkala secara kredit atau debet dari satu atau lebih rekening penerima. Standing Order dengan satu penerima disebut pesanan tunggal atau individu, sedangkan pesanan dari beberapa penerima, disebut Collective Standing Order. Untuk Standing Order, kita membedakan antara yang tetap (fixed), yang berarti jumlahnya yang selalu sama dengan yang jumlahnya selalu berubah-ubah (variabel), yang dikenal sebagai variable standing order.

Picking

Proses pengambilan (Picking) mencakup pengambilan barang (sesuai dengan persyaratan masing-masing pengiriman outbound) dari lokasi penyimpanan, dan penentuan jumlah yang tepat di daerah pengambilan, dimana barang akan disiapkan untuk pengiriman. Persiapan ini mungkin melibatkan proses pengemasan dan pelabelan, atau kinerja nilai-layanan tambahan. Single item atau full handling unit yang tidak memerlukan packing atau repacking dapat langsung dipindahkan ke tempat goods issue. Selanjutnya, jika cross-docking telah dilaksanakan, item yang dikirim dapat langsung dibawa dari tempat penerimaan barang, baik menggunakan planned cross-docking atau oprtunistic cross-docking.

Berikut ini, picking dengan menggunakan dua metode sebagai berikut :

Single-Step Picking yaitu membawa jumlah yang tepat diperlukan untuk pengiriman keluar.

Two-Step Picking yaitu suatu bentuk optimasi pengambilan (picking) di mana kita menghapus stock dari area penyimpanan secara acak atau massal berdasarkan total kebutuhan material, dan kemudian mendistribusikannya ke daerah-daerah pengambilan berdasarkan kebutuhan stock untuk pengambilan, pengepakan, dan pengiriman.

Good issue

Sebuah goods issue adalah sebuah pergerakan barang yang digunakan untuk menampilkan penggunaan internal material, mengeluarkan material dan pengiriman barang ke pelanggan. goods issue menghasilkan penurunan stock di gudang. Sebagaimana ditunjukkan pada tabel berikut ini, berbagai komponen aplikasi (Aplication Component) dalam Sistem SAP mulai mentransfer barang dari Manajemen Gudang (WM) dengan memproduksi dokumen dimana didasarkan pada gerakan. Sistem ini juga melakukan pemeriksaan yang diperlukan untuk menentukan apakah material masih tersedia di gudang.

Fitur-fitur pada Goods issues pada Manajemen Gudang (Warehouse Management) dapat didasarkan pada :

Deliveries (Pengiriman). Dalam hal ini, kita memilih untuk pengiriman barang yang dibuat di SD Shipping.

IM Posting. Ketika anda posting masalah barang di IM, maka sistem menghasilkan persyaratan transfer yang digunakan sebagai dasar untuk membuat transfer order.

Dua langkah Picking. Untuk dua langkah picking, proses picking dibagi menjadi 2 langkah yang terpisah. Pada langkah pertama, kita memilih jumlah seluruh bahan kebutuhan untuk mengisi permintaan (misalnya, beberapa pengiriman atau persyaratan transfer). Dan langkah kedua, kita membagi material dan mengalokasikannya untuk dicocokkan dengan persyaratan yang sesuai.

Invoice

Sebuah dokumen penjualan digunakan untuk membuat faktur atau tagihan pelanggan untuk pengiriman barang atau layanan. Faktur biasanya dibuat setelah penerimaan barang atau kinerja pelayanan telah dikonfirmasi. Hal Ini termasuk informasi tagihan umum, seperti jumlah total, total pajak, biaya pengangkutan, vendor dan penerima faktur, dan informasi rinci (header informasi, informasi item, dan preview persetujuan).